Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Elektronik, Dorong Transformasi Kearsipan Digital di Kabupaten Klaten

Klaten, 13 Agustus 2026 — Pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan terus didorong menuju sistem yang lebih tertib, efektif, dan berbasis digital. Hal tersebut menjadi salah satu fokus dalam kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Elektronik yang dilaksanakan pada 11–13 Agustus 2026 di hotel AL Azhar Azhima

Kegiatan ini menjadi momentum bagi para peserta untuk meningkatkan pemahaman dan keterampilan dalam mengelola arsip elektronik, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pengorganisasian, pencarian, hingga penyusutan arsip secara terintegrasi.

Dalam kegiatan tersebut, peserta mendapatkan materi mengenai perbedaan antara dokumen dan arsip, konsep arsip elektronik, tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.

Salah satu materi yang menjadi perhatian adalah pengenalan JANAKA (Jaringan Arsip Inaktif Klaten). Aplikasi ini dirancang untuk mendukung pengelolaan arsip secara digital dan terintegrasi, termasuk pengumpulan informasi arsip, pengelolaan metadata, digitalisasi, penentuan lokasi penyimpanan, hingga informasi penyusutan arsip.

Melalui JANAKA, pengelolaan arsip diharapkan dapat dilakukan secara lebih sistematis, baik untuk arsip aktif maupun arsip inaktif yang berada di Record Center. Peserta juga mendapatkan pemahaman mengenai pembagian tugas antara Central File, Unit Kearsipan 2, dan Unit Kearsipan 1 dalam siklus pengelolaan arsip.
Kegiatan ini juga menjadi penting karena hasil Pengawasan Kearsipan Kabupaten Klaten Tahun 2026 masih menunjukkan adanya sejumlah hal yang perlu diperbaiki. Di antaranya adalah kelengkapan bukti dukung, optimalisasi penggunaan aplikasi SRIKANDI, pengelolaan arsip inaktif dan arsip vital, pelaksanaan penyusutan arsip, serta peningkatan sumber daya manusia dan sarana prasarana kearsipan.

Dalam pengawasan tersebut, penggunaan SRIKANDI juga masih perlu ditingkatkan, terutama dalam pembuatan surat sesuai template Tata Naskah Dinas serta pemanfaatannya untuk Surat Tugas dan Nota Dinas.

Melalui bimbingan teknis ini, diharapkan para peserta dapat menerapkan pengetahuan yang diperoleh di unit kerja masing-masing sehingga penyelenggaraan kearsipan semakin tertib, aman, mudah ditelusuri, dan mampu mendukung akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Peserta juga menyampaikan apresiasi kepada panitia dan penyelenggara atas pelaksanaan kegiatan, pelayanan, koordinasi, serta pendampingan selama bimbingan teknis berlangsung. Untuk pelaksanaan kegiatan berikutnya, peserta memberikan masukan agar pemilihan tempat kegiatan dapat lebih diperhatikan dengan mempertimbangkan hotel atau lokasi yang lebih representatif dan memiliki fasilitas yang lebih baik, sehingga kenyamanan peserta selama mengikuti kegiatan dapat semakin optimal.

Dengan penguatan kompetensi SDM dan pemanfaatan teknologi seperti JANAKA dan SRIKANDI, transformasi kearsipan di Kabupaten Klaten diharapkan dapat terus berkembang menuju tata kelola arsip yang semakin tertib, efektif, aman, dan akuntabel.